Bắt đầu một hành trình kinh doanh mới đầy hứng khởi, nhưng đừng quên rằng việc chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ, tài liệu pháp lý là bước đi vô cùng quan trọng để đảm bảo hoạt động của bạn diễn ra suôn sẻ và hợp pháp tại Việt Nam năm 2025. Dưới đây là checklist những tài liệu “sống còn” mà bạn cần nắm rõ:
I. Tài Liệu Cần Có Trước Khi Bắt Đầu Hoạt Động
Đây là những giấy tờ bạn cần chuẩn bị để hoàn tất thủ tục đăng ký kinh doanh và thành lập doanh nghiệp:
- Giấy Đề Nghị Đăng Ký Doanh Nghiệp: Đây là mẫu đơn cơ bản để bạn khai báo thông tin về loại hình doanh nghiệp, tên công ty, địa chỉ trụ sở, ngành nghề kinh doanh, vốn điều lệ, thông tin người đại diện pháp luật và các thành viên/cổ đông sáng lập.
- Điều Lệ Công Ty: Văn bản này quy định về cơ cấu tổ chức, quyền và nghĩa vụ của các thành viên/cổ đông, quy trình hoạt động và các vấn đề nội bộ khác của công ty.
- Danh Sách Thành Viên/Cổ Đông Sáng Lập: Liệt kê thông tin chi tiết về các cá nhân hoặc tổ chức góp vốn thành lập công ty.
- Bản Sao Giấy Tờ Tùy Thân Có Chứng Thực: Của người đại diện pháp luật và các thành viên/cổ đông sáng lập (CMND/CCCD/Hộ chiếu còn hiệu lực).
- Giấy Tờ Chứng Minh Địa Chỉ Trụ Sở Chính: Có thể là hợp đồng thuê nhà/văn phòng, giấy chứng nhận quyền sở hữu đất/nhà hoặc các giấy tờ tương đương khác.
- Giấy Tờ Chứng Minh Vốn Điều Lệ (nếu có): Tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp và quy định pháp luật, bạn có thể cần chứng minh khả năng góp vốn điều lệ.
- Các Giấy Phép/Chứng Chỉ Hành Nghề Đặc Biệt (nếu có): Đối với một số ngành nghề kinh doanh có điều kiện như kinh doanh dịch vụ ăn uống, giáo dục, y tế,… bạn cần có thêm các giấy phép hoặc chứng chỉ hành nghề theo quy định.
- Văn Bản Ủy Quyền (nếu có): Trong trường hợp bạn ủy quyền cho người khác thực hiện thủ tục đăng ký kinh doanh.
Nơi nộp hồ sơ: Thường là Sở Kế hoạch và Đầu tư cấp tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính (ví dụ: tại TP.HCM là Sở Kế hoạch và Đầu tư TP.HCM).
II. Tài Liệu Cần Có Trong Quá Trình Hoạt Động
Sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký kinh doanh, bạn cần chuẩn bị và lưu trữ các tài liệu sau trong quá trình hoạt động:
- Giấy Chứng Nhận Đăng Ký Doanh Nghiệp (Bản gốc và bản sao công chứng): Đây là “giấy khai sinh” của doanh nghiệp, cần được lưu giữ cẩn thận.
- Giấy Chứng Nhận Đăng Ký Thuế: Thường được cấp cùng hoặc sau Giấy Chứng Nhận Đăng Ký Doanh Nghiệp.
- Hóa Đơn và Chứng Từ Kế Toán: Bao gồm hóa đơn đầu vào, hóa đơn đầu ra, phiếu thu, phiếu chi, sổ sách kế toán,… Đây là những tài liệu quan trọng cho việc quản lý tài chính và kê khai thuế.
- Hợp Đồng Lao Động: Đối với nhân viên làm việc cho doanh nghiệp, cần có hợp đồng lao động rõ ràng, tuân thủ theo quy định của pháp luật lao động Việt Nam.
- Hồ Sơ Bảo Hiểm Xã Hội và Bảo Hiểm Y Tế: Thực hiện các thủ tục đăng ký và đóng bảo hiểm cho người lao động theo quy định.
- Hợp Đồng Với Nhà Cung Cấp và Khách Hàng: Các hợp đồng mua bán, cung cấp dịch vụ,… cần được lưu trữ đầy đủ để đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ của các bên.
- Tài Liệu Sở Hữu Trí Tuệ (nếu có): Bằng sáng chế, nhãn hiệu, bản quyền,… để bảo vệ tài sản trí tuệ của doanh nghiệp.
- Giấy Chứng Nhận Tiêu Chuẩn Chất Lượng (nếu có): Các chứng nhận ISO, HACCP,… tùy thuộc vào ngành nghề kinh doanh.
- Giấy Phép Môi Trường (nếu có): Đối với các ngành nghề có tác động đến môi trường.
III. Mẹo Quản Lý Tài Liệu Kinh Doanh Hiệu Quả
- Sắp xếp khoa học: Phân loại và sắp xếp tài liệu theo từng mục, từng năm để dễ dàng tìm kiếm khi cần.
- Lưu trữ cả bản cứng và bản mềm: Đảm bảo có bản sao lưu để phòng trường hợp mất mát hoặc hư hỏng.
- Tuân thủ thời gian lưu trữ: Theo quy định của pháp luật, một số loại tài liệu cần được lưu trữ trong một khoảng thời gian nhất định.
- Đảm bảo an toàn và bảo mật: Đặc biệt đối với các tài liệu quan trọng và chứa thông tin nhạy cảm của doanh nghiệp.
- Cập nhật thường xuyên: Theo dõi các quy định mới của pháp luật để đảm bảo tài liệu của bạn luôn hợp lệ.
IV. Nơi Lấy Các Tài Liệu Này Tại TP.HCM
- Sở Kế hoạch và Đầu tư TP.HCM: Nơi thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp và cấp Giấy Chứng Nhận Đăng Ký Doanh Nghiệp. Địa chỉ: 31 Lê Thánh Tôn, Phường Bến Nghé, Quận 1, TP.HCM.
- Cục Thuế TP.HCM: Nơi thực hiện thủ tục đăng ký thuế và các vấn đề liên quan đến thuế. Địa chỉ: 63 Trần Quốc Thảo, Phường 7, Quận 3, TP.HCM.
- Sở Lao động – Thương binh và Xã hội TP.HCM: Nơi giải quyết các vấn đề liên quan đến lao động và bảo hiểm xã hội. Địa chỉ: 159 Pasteur, Phường 6, Quận 3, TP.HCM.
- Các cơ quan quản lý chuyên ngành khác: Tùy thuộc vào ngành nghề kinh doanh của bạn.
Kết Luận
Việc chuẩn bị đầy đủ và quản lý hiệu quả các tài liệu kinh doanh là một phần không thể thiếu trong quá trình khởi nghiệp và phát triển doanh nghiệp. Hy vọng checklist trên sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan và chuẩn bị tốt nhất cho hành trình kinh doanh của mình tại Việt Nam năm 2025. Chúc bạn thành công!
